47253266">Hpanenie dokumentov
Banki obyazany obespechit' stroguyu sohrannost' buhgalterskih dokumentov, pod kotorymi ponimayutsya ne tol'ko dokumenty po hozyajstvennoj deyatel'nosti banka, no i raschetno-platezhnye dokumenty klientov banka. Otvetstvennost' za pravil'nuyu organizaciyu i soblyudenie ustanovlennogo poryadka hraneniya buhgalterskih dokumentov vozlagaetsya na rukovoditelej i glavnyh buhgalterov banka. Dokumenty hranyatsya v bumazhnoj i elektronnoj forme. Pis'mom ot 17 noyabrya 1994 g. No 78K CB RF dovel do sveden'ya, chto kommercheskie banki v svoej rabote po organizacii i vedeniyu deloproizvodstva i arhivnogo dela dolzhny rukovodstvovat'sya Osnovami zakonodatel'stva Rossijskoj Federacii ob Arhivnom fonde Rossijskoj Federacii i arhivah, Polozheniem ob Arhivnom fonde Rossijskoj Federacii, utverzhdennym ukazom Prezidenta Rossijskoj Federacii ot 17.03.94 No 552, a takzhe metodicheskimi razrabotkami Gosudarstvennoj arhivnoj sluzhby Rossii: Osnovnymi polozheniyami Gosudarstvennoj sistemy dokumentacionnogo obespecheniya upravleniya (M
Krome togo, special'no dlya kreditnyh organizacij razrabotan i utverzhden special'nyj "Tipovoj perech' dokumentov, obrazuyushchihsya v deyatel'nosti kreditnyh organizacij s ukazaniem srokov hraneniya", utverzhdennyj Federal'noj arhivnoj sluzhboj ( ot 16.01.1996 g. No 10-2-1/65) i soglasovannyj s Bankom Rossii i Associaciej rossijskih bankov.
V sootvetstvii s Zakonom "Ob osnovah nalogovoj sistemy v RF" i Zakonom "O buhgalterskom uchete" dokumenty i otchety o finansovo-hozyajstvennoj deyatel'nosti hranyatsya ne menee pyati let.
Konkretnye sroki hraneniya otdel'nyh dokumentov, svyazannyh s buhgalterskim uchetom i otchetnost'yu opredeleny v Tipovom perechne dlya kreditnyh organizacij i Perechne dokumentov ot 1988 g. Oznakomit'sya s vypiskoj iz perechnya mozhno v knige "Buhgalterskij uchet: Sbornik normativnyh dokumentov" M., Finansy i statistika, Audit,1994 g. Tipovoj perechen' dlya kreditnyh organizacij v pechatnom vide avtoru najti ne udalos', no on pomeshchen v sisteme "Konsul'tant +".
V celyah obespecheniya sohrannosti dokumentov negosudarstvennoj chasti Arhivnogo fonda Rossijskoj Federacii kreditnye organizacii obespechivayut ih postoyannoe hranenie v sozdavaemyh dlya etih celej arhivah ili strukturnyh podrazdeleniyah soglasno punktu 19 "Polozheniya ob Arhivnom fonde Rossijskoj Federacii" (dalee po tekstu - Polozhenie), utverzhdennogo Ukazom Prezidenta Rossijskoj Federacii ot 17.03.94 N 552.
Dokumenty postoyannogo hraneniya i po lichnomu sostavu peredayutsya v gosudarstvennye arhivy v sootvetstvii s pis'mom Banka Rossii ot 15 yanvarya 1998 g. No 12-T. Osoboe vnimanie sleduet obratit' na sohrannost' dokumentov po sotrudnikam banka. Na osnovanii Rasporyazheniya Pravitel'stva RF ot 21.03.94 g. No 358-R Centrobank izdal ukazanie ot 12.04.94 g. No 100-94 o vklyuchenii v ustavy bankov polozheniya, kasayushchegosya obespecheniya ucheta i sohrannosti ukazannyh dokumentov.
Pri hranenii registrov buhgalterskogo ucheta dolzhna obespechivat'sya ih zashchita ot nesankcionirovannyh ispravlenij. Ispravlenie oshibki v registre buhgalterskogo ucheta dolzhno byt' obosnovano i podtverzhdeno podpis'yu lica, vnesshego ispravlenie, s ukazaniem daty ispravleniya.
V nastoyashchee vremya, v sootvetstvii s novymi Pravilami buhgalterskogo ucheta baza dannyh licevyh schetov v |VM vedetsya s obyazatel'nym dublirovaniem, kak minimum na dvuh razlichnyh nositelyah, i dolzhna obespechivat' sohranenie informacii v techenie sroka, ustanovlennogo dlya hraneniya sootvetstvuyushchih dokumentov.
Vedomost' ostatkov razmeshchennyh (privlechennyh) sredstv vedetsya programmnym putem, ezhednevno, vydaetsya na pechat' iz |VM po mere neobhodimosti.
Buhgalterskie (memorial'nye) dokumenty hranyatsya podshitymi za kazhdyj rabochij den' v vozrastayushchem poryadke nomerov debetovannyh balansovyh schetov. Podborka dokumentov osushchestvlyaetsya rabotnikom, na kotorogo vozlozheno formirovanie dokumentov.
|lektronnye dokumenty hranyatsya v vide baz dannyh s vozmozhnost'yu vyvedeniya dokumentov na bumagu po ustanovlennym formatam dokumentov. Dokumenty v baze dannyh gruppiruyutsya po pravilam bumazhnyh dokumentov.
Bumazhnye bankovskie dokumenty hranyatsya v kladovoj banka ili v special'nom arhive. Pod arhiv vydelyaetsya otdel'noe pomeshchenie s ogranichennym pravom dostupa k dokumentam.
Spravki po dokumentam, hranyashchimsya v kladovoj, buhgalterii i tekushchem arhive, navodyatsya v prisutstvii kassira, na otvetstvennosti kotorogo nahodyatsya dokumenty, ili rabotnika, vedayushchego tekushchim arhivom, po trebovaniyam, podpisannym glavnym buhgalterom ili ego zamestitelem (nachal'nikom otdela).
Buhgalterskie i kassovye zhurnaly i ezhednevnye balansy broshyuruyutsya po mesyacam.
Buhgalterskie (memorial'nye) dokumenty hranyatsya podshitymi za kazhdyj rabochij den' v vozrastayushchem poryadke nomerov debetovannyh balansovyh schetov. Podborka dokumentov osushchestvlyaetsya rabotnikom, na kotorogo vozlozheno formirovanie dokumentov.
V otdel'nye sshivy (papki) pomeshchayutsya kassovye dokumenty, dokumenty po vkladam grazhdan, po kreditam individual'nym zaemshchikam, po operaciyam s dragocennymi metallami, invalyutoj i po hozyajstvennym operaciyam banka, poskol'ku eti dokumenty otlichayutsya srokom hraneniya.
V sootvetstvii s Vremennym polozheniem o pravilah obmena elektronnymi dokumentami mezhdu Bankom Rossii, kreditnymi organizaciyami (filialami) i drugimi klientami Banka Rossii pri osushchestvlenii raschetov cherez raschetnuyu set' Banka Rossii pri rabote s elektronnymi dokumentami, ispol'zuemymi pri osushchestvlenii beznalichnyh raschetov cherez raschetnuyu set' Banka Rossii i ih hranenii est' neskol'ko osobennostej. Arhivy elektronnyh dokumentov, sredstv proverki pravil'nosti cifrovoj podpisi i inye arhivy vedutsya v uchrezhdeniyah Banka Rossii i u uchastnikov v razreze vseh vhodyashchih i ishodyashchih elektronnyh dokumentov v sootvetstvii so srokami hraneniya, ustanovlennymi dlya platezhnyh dokumentov na bumazhnyh nositelyah. Pravila vedeniya ukazannyh arhivov reguliruyutsya dejstvuyushchim zakonodatel'stvom, vklyuchaya normativnye akty Banka Rossii, i Dogovorom.
Unichtozhenie elektronnyh dokumentov proizvoditsya v otnoshenii sootvetstvuyushchih programmnyh dannyh s odnovremennym unichtozheniem kopij etih dokumentov na bumazhnyh nositelyah.
V rabote banka kolichestvo dokumentov ochen' veliko i hranenie dokumentov vsegda ostaetsya zlobodnevnym voprosom. Nekotorye banki mikrofil'miruyut dokumenty. Pri etom posle unichtozheniya dokumentov, po istechenii sroka hraneniya, v banke ostayutsya mikrofil'my. Odnako mikrofil'my ne zamenyayut pervichnye dokumenty do istecheniya sroka ih hraneniya, chto podtverzhdeno pis'mom CB RF ot 30.11.94 g. No 09-10-2/1141.
Rukovoditelem banka naznachaetsya special'naya komissiya iz dolzhnostnyh lic banka, na kotoruyu vozlagaetsya reshenie po unichtozheniyu dokumentov po istechenii sroka ih hraneniya.
Special'nye sotrudniki podgotavlivayut akty o vydelenii del k unichtozheniyu. Dokumenty del prosmatrivayutsya polistno, chtoby izbezhat' unichtozheniya dokumentov, imeyushchih inoj srok hraneniya. Unichtozhaemye dela aktiruyutsya, a perechni unichtozhennyh dokumentov ostayutsya v arhive.
Pri likvidacii banka chast' dokumentov sohranyaetsya i v dal'nejshem. Sroki i poryadok sohraneniya dokumentov reguliruyutsya pis'mom CB RF ot 5 avgusta 1998 g. N 169-T "O razmeshchenii arhivov i poryadke unichtozheniya dokumentov pri likvidacii kreditnyh organizacij", kotorym opredelena nomenklatura del (perechen' dokumentov), podlezhashchih hraneniyu posle zaversheniya likvidacionnyh procedur.
N |
Naimenovanie del |
Srok |
|
I. Dokumenty organov upravleniya kreditnoj organizacii i vnutrennie normativnye dokumenty |
|
2 |
Postanovleniya, protokoly zasedanij ispolnitel'nogo organa kreditnoj organizacii i dokumenty k nim |
|
3 |
Prikazy i rasporyazheniya kreditnoj organizacii |
postoyanno |
4 |
Instrukcii, pravila, polozheniya i drugie vnutrennie normativnye dokumenty kreditnoj organizacii |
postoyanno |
|
II. Dokumenty o prieme i peredache filialov |
|
|
III. Dokumenty revizij i proverok kreditnoj organizacii, otchety po razlichnym vidam deyatel'nosti |
|
7 |
Otchety o kontrol'no - revizionnoj rabote i dokumenty k nim |
postoyanno |
8 |
Otchety kreditnoj organizacii o finansovo - hozyajstvennoj deyatel'nosti |
postoyanno |
9 |
Buhgalterskie otchety i balansy i dokumenty k nim (ob®yasnitel'nye zapiski, reklamacii) |
|
10 |
Otchety o kassovoj rabote i inkassacii |
postoyanno |
11 |
Licevye scheta po uchetu ustavnogo kapitala |
postoyanno |
12 |
ZHurnaly, knigi, svodnye kartochki, vedomosti buhgalterskogo ucheta po balansovym i vnebalansovym schetam, vedomosti sinteticheskogo ucheta |
|
13 |
Otchety, svedeniya o postuplenii, rashodovanii i ostatkah dragocennyh metallov |
|
14 |
Vypiski po korrespondentskim schetam v uchrezhdeniyah CB RF i drugih bankah i prilozheniya k nim |
|
15 |
Vypiski po korrespondentskim schetam "nostro" i "loro", debetovye i kreditovye avizo, ezhednevnye vedomosti operacij po schetam "nostro" i "loro" |
|
|
IV. Dokumenty po rabote kreditnoj organizacii s cennymi bumagami i investicionnymi fondami Prospekty emissij vypuskov cennyh bumag |
|
17 |
Usloviya vypuskov depozitnyh, sberegatel'nyh sertifikatov, vekselej i dokumenty po nim |
|
18 |
Godovye otchety o rabote s cennymi bumagami |
postoyanno |
19 |
Dokumenty o sovershenii operacij s cennymi bumagami investicionnyh fondov |
|
20 |
Vypiski ostatkov iz kartochek licevyh schetov po cennym bumagam, prinyatym na hranenie, zakrytye licevye scheta po priemu na hranenie cennyh bumag |
|
21 |
Ordera po priemu na hranenie i vydache cennyh bumag i prilozheniya k nim; sohrannye svidetel'stva po zakrytym licevym schetam, opisi, svidetel'stva, zaveshchaniya i doverennosti; ordera na prinyatye cennye bumagi dlya zachisleniya v dohod gosudarstva s prilozhennymi k nim dokumentami |
|
22 |
Dokumenty (platezhnye porucheniya, raschety) o raschetah s federal'nym byudzhetom po gosudarstvennym cennym bumagam |
|
23 |
Dokumenty o razmeshchenii akcij investicionnyh fondov (licevye scheta vladel'cev, spravki o denezhnyh sredstvah, postupivshih v uplatu za akcii fondov, otchety, spravki o rashodovanii denezhnyh sredstv) |
|
24 |
Dokumenty o sovershenii operacij s cennymi bumagami |
|
25 |
Dokumenty o sovershenii operacij s GKO (zayavki na prodazhu, vypiski iz reestra sdelok, ezhemesyachnye otchety, licevye scheta, scheta "depo", platezhnye porucheniya Sistemy elektronnyh mezhbankovskih raschetov, vypiski po schetam "nostro", zhurnaly licevogo ucheta obligacij, oborotov po operaciyam s obligaciyami i t.p.) |
|
26 |
Dokumenty po depozitnym i konversionnym operaciyam |
5 let |
|
V. Dokumenty, ustanavlivayushchie pravo sobstvennosti kreditnoj organizacii na zemlyu, zdaniya, sooruzheniya, oborudovanie, i dokumenty po hozyajstvennoj deyatel'nosti kreditnoj organizacii |
|
28 |
Individual'nye proekty na stroitel'stvo zdanij i sooruzhenij i utverzhdennaya proektno - smetnaya dokumentaciya na stroitel'stvo i rekonstrukciyu |
|
29 |
Dokumenty (akty, resheniya, spravki) o prieme v ekspluataciyu zakonchennyh stroitel'stvom ob®ektov |
|
30 |
Pasporta zdanij, sooruzhenij |
15 let |
31 |
Dogovory, akty o prieme, peredache zdanij, sooruzhenij |
postoyanno |
32 |
Pasporta oborudovaniya |
5 let |
33 |
Knigi, zhurnaly ottiskov i slepkov pechatej i shtampov kreditnoj organizacii |
|
34 |
Priemo - sdatochnye akty i prilozheniya k nim, sostavlennye pri smene material'no otvetstvennyh lic |
|
35 |
ZHurnaly ucheta lic, dopuskaemyh k otkrytiyu, zakrytiyu, opechatyvaniyu denezhnyh hranilishch, kladovyh, sejfov, knigi registracii peredachi pechatej i klyuchej |
|
36 |
Akty revizii kladovyh i kass operacionnyh otdelov |
5 let |
37 |
Knigi ucheta prinyatyh i vydannyh nalichnyh deneg, cennostej i cennyh blankov, tetradi ucheta prihoda i rashoda nalichnoj valyuty |
|
38 |
Dokumenty po inventarizacii imushchestva i tovarno - material'nyh cennostej, dogovory, akty na priobretenie, spisanie osnovnyh sredstv i inventarya |
|
|
VI . Dokumenty kreditnoj organizacii po kadrovoj rabotePrikazy, rasporyazheniya kreditnoj organizacii o prieme, perevode, pooshchrenii, uvol'nenii rabotnikov i zhurnaly registracii prikazov po lichnomu sostavu |
|
40 |
Utverzhdennye shtatnye raspisaniya i dokumenty po ih izmeneniyu |
postoyanno |
41 |
Licevye scheta rabotnikov kreditnoj organizacii |
75 let |
42 |
Knigi (zhurnaly) registracii neschastnyh sluchaev |
postoyanno |
43 |
Lichnye dela (zayavleniya, ankety, avtobiografii, listki po uchetu kadrov, kopii, vypiski iz prikazov o prieme, peremeshchenii, uvol'nenii, premirovanii, pooshchrenii, ustanovlenii personal'nyh okladov, nadbavok, trudovye dogovory, kopii lichnyh dokumentov, harakteristiki, predstavleniya) sotrudnikov |
|
44 |
Lichnye kartochki sotrudnikov (v tom chisle vremennyh rabotnikov) |
75 let |
45 |
Spisok (shtatno - spisochnyj sostav) rabotnikov kreditnoj organizacii i filialov |
75 let |
46 |
Dokumenty (protokoly, otzyvy, harakteristiki, attestacionnye listy, ankety) o provedenii attestacii i ustanovlenii kvalifikacii |
|
47 |
Dokumenty o predstavlenii rabotnikov k nagrazhdeniyu |
|
48 |
Statisticheskie otchety, svedeniya o chislennosti, sostave, dvizhenii, uchete kadrov, rabotnikov, zanimayushchih dolzhnosti rukovoditelej i specialistov, professional'nom obuchenii kadrov, povyshenii kvalifikacii |
|
49 |
Dokumenty (akty, protokoly, zaklyucheniya) avarijnyh |
|
50 |
Svodnye, raschetnye, platezhnye vedomosti na vydachu zarabotnoj platy, dividendov po akciyam kreditnoj organizacii |
|
51 |
Dokumenty o vyplate pensij, posobij po gosudarstvennomu social'nomu strahovaniyu, knigi ucheta deponirovannoj zarabotnoj platy, registracii ispolnitel'nyh listov |
|
52 |
Spravki na poluchenie l'got po nalogam |
5 let |
|
VII. Dokumenty po rabote kreditnoj organizacii s yuridicheskimi i fizicheskimi licami |
|
54 |
Kartochki ucheta vkladchikov, vkladov, zajmov, |
|
55 |
Dokumenty po zakrytym schetam vkladchikov: orderov sberegatel'nyh knizhek, plastikovyh kartochek, izveshcheniya s obrazcom podpisej vkladchikov, ordera na vydachu i perevod vkladov, zaveshchatel'nye rasporyazheniya, zayavleniya ob utrate knizhek i plastikovyh kartochek i drugie dokumenty |
|
56 |
Vypiski ostatkov vkladov iz licevyh schetov vkladchikov |
25 let |
57 |
Kartochki zakrytyh i uslovno - zakrytyh licevyh schetov |
5 let |
58 |
Ordera, zayavleniya na perevody vkladov, cheki, knizhki, doverennosti, porucheniya na perechislenie platezhej i drugie dokumenty po operaciyam so vkladami |
|
59 |
Zaveshchatel'nye rasporyazheniya i doverennosti |
|
60 |
Dokumenty o perevodnyh operaciyah: reestry zayavlenij o perevode vkladov, zayavleniya o perevode, zhurnaly poluchennyh kreditovyh avizo i vydannyh summ perevoda, ekzemplyary kreditovyh avizo i platezhnyh poruchenij |
|
61 |
Dokumenty ob akkreditivnyh operaciyah: koreshki akkreditivov, kontrol'nye listy, zayavleniya klientov na oplatu |
|
62 |
Dokumenty po raschetnym i celevym chekam: koreshki chekov, oplachennye cheki, zayavleniya klientov ob utrate chekov, podtverzhdeniya, garantijnye pis'ma |
|
63 |
Dokumenty ob otkrytii raschetnyh, tekushchih, korrespondentskih, byudzhetnyh i drugih schetov, kartochki s obrazcami podpisej i ottiska pechati |
|
64 |
Licevye scheta po zakrytym schetam yuridicheskih lic |
5 let |
65 |
Platezhnye porucheniya, cheki, memorial'nye ordera i drugie dokumenty prihodno - rashodnyh operacij po schetam yuridicheskih lic |
|
66 |
Podtverzhdeniya sal'do po tekushchim, raschetnym, korrespondentskim schetam, vzaimnym raschetam, akty sverki vzaimnyh raschetov i dokumenty k nim |
|
|
VIII. Dokumenty po valyutnym operaciyam |
|
68 |
Statisticheskie otchety o vedenii otkrytoj valyutnoj pozicii, dvizhenii nalichnyh sredstv i platezhnyh dokumentov v inostrannoj valyute, inostrannyh aktivov i passivov, o kontrole za postupleniem eksportnoj valyutnoj vyruchki |
|
69 |
Dokumenty po valyutno - obmennym operaciyam grazhdan |
5 let |
70 |
Dokumenty po organizacii kassovoj raboty s valyutnymi cennostyami, v tom chisle inkasso nalichnoj valyuty |
|
71 |
Pasporta sdelok po eksportnym operaciyam, perepiska o garantiyah i akkreditivah po eksportnym i importnym operaciyam |
|
|
IX. Dokumenty po kreditnoj rabote |
|
73 |
Soglasheniya s Ministerstvom finansov RF, CB RF, ministerstvami i vedomstvami o peredache kreditnyh resursov |
10 let |
74 |
Statisticheskie otchety o kreditovanii naseleniya i |
|
75 |
Kreditnye dela zaemshchikov: kreditnye zayavki, kreditnye dogovory, srochnye obyazatel'stva na vozvrat kredita i uplatu procentov po nemu, dopolnitel'nye soglasheniya, dokumenty po proverke celevogo ispol'zovaniya kredita, kartochki s obrazcami podpisej i pechati, perepiska; dokumenty, dayushchie pravo na poluchenie kredita i podtverzhdayushchie platezhesposobnost' yuridicheskih lic (kopii ustavov, licenzij, svidetel'stv o registracii, spravki o sostave oborotnyh sredstv, buhgalterskie otchety i balansy s prilozheniyami, statisticheskie otchety) |
|
76 |
Ezhednevnye svedeniya ob oborotah po ssudnym schetam zaemshchikov |
5 let |
77 |
Ezhemesyachnye svedeniya ob ostatkah po ssudnym schetam zaemshchikov |
5 let |
78 |
Vedomosti srochnoj i prosrochennoj zadolzhennosti po kreditam |
5 let |
79 |
ZHurnaly registracii kreditnyh dogovorov, v tom |
|
80 |
ZHurnaly registracii dogovorov o privlechenii kreditnyh resursov yuridicheskih lic v depozit, depozitnyj sertifikat, veksel' |
|
81 |
Raschetnye vedomosti, platezhnye dokumenty, perepiska o privlechenii i peredache kreditnyh resursov i nachislenii dohodov po nim |
|
82 |
Dokumenty o vydache ssud naseleniyu: zayavleniya na vydachu ssud, spravki o dohodah, poruchitel'stva, spravki o dohodah poruchitelej, kreditnye dogovory, rasporyazheniya o vydache ssud, dopolnitel'nye soglasheniya i drugie dokumenty |
|
83 |
Zaklyucheniya, akty i drugie dokumenty na spisanie beznadezhnyh k vzyskaniyu ssud |
|
|
X. Dokumenty po pretenzionno - iskovoj rabote, perepiska s pravoohranitel'nymi organami Dokumenty o zloupotrebleniyah i hishcheniyah v kreditnoj organizacii |
|
85 |
Iskovye zayavleniya, akty, spravki, pretenzii, perepiska s pravoohranitel'nymi organami po ugolovnym i grazhdanskim delam; kopii reshenij, prigovorov, chastnyh opredelenij, postanovlenij |
|
86 |
Postanovleniya sudebnyh i pravoohranitel'nyh organov o nalozhenii i snyatii arestov po schetam, vkladam, konfiskacii vkladov, cennyh bumag, resheniya sudebnyh organov o priostanovlenii operacij po schetam, ispolnitel'nye listy, perepiska po nim i vzyskaniyam |
|
<*> |PK - |kspertno - proverochnaya komissiya Gosudarstvennogo arhiva.
Pri iz®yatii dokumentov organizaciyami, imeyushchimi na to pravo, po konsul'tacii yuridicheskogo upravleniya GU CB RF po g. Moskve, banki dolzhny kopirovat' peredavaemye originaly yuridicheskogo dela s prilozheniem podlinnogo ekzemplyara postanovleniya sledovatelya o proizvodstve vyemki dokumentov i podlinnogo ekzemplyara protokola. Glavnyj buhgalter banka mozhet zaverit' kopii kartochek s obrazcami podpisej posle slicheniya ih s osnovnymi ekzemplyarami pered vyemkoj
.Na kopiyah dokumentov glavnyh buhgalter stavit otmetku "Kopiya. Dokument iz®yat". V sshiv dokumentov vmesto podlinnyh dokumentov pomeshchayutsya kopii. Krome togo, v delo pomeshchaetsya predpisanie o vyemke s aktom iz®yatyh dokumentov.
Beznalichnye formy raschetovFormy beznalichnyh raschetov opredeleny Grazhdanskim Kodeksom Rossijskoj Federacii. K nim otnosyatsya:
Formy raschetov mezhdu platel'shchikom i poluchatelem sredstv opredelyayutsya dogovorom (soglasheniem, otdel'nymi dogovorennostyami).