47253266">•pанение документов

Ѓанки обЯзаны обеспечить строгую сохранность бухгалтерских документов, под которыми понимаютсЯ не только документы по хозЯйственной деЯтельности банка, но и расчетно-платежные документы клиентов банка.

Ћтветственность за правильную организацию и соблюдение установленного порЯдка хранениЯ бухгалтерских документов возлагаетсЯ на руководителей и главных бухгалтеров банка.

„окументы хранЯтсЯ в бумажной и электронной форме.

Џисьмом от 17 ноЯбрЯ 1994 г. No 78Љ –Ѓ ђ” довел до сведеньЯ, что коммерческие банки в своей работе по организации и ведению делопроизводства и архивного дела должны руководствоватьсЯ Ћсновами законодательства ђоссийской ”едерации об Ђрхивном фонде ђоссийской ”едерации и архивах, Џоложением об Ђрхивном фонде ђоссийской ”едерации, утвержденным указом Џрезидента ђоссийской ”едерации от 17.03.94 No 552, а также методическими разработками ѓосударственной архивной службы ђоссии: Ћсновными положениЯми ѓосударственной системы документационного обеспечениЯ управлениЯ (Њ., 1991), Ћсновными правилами работы ведомственных архивов (Њ., 1986), Џеречнем типовых документов, образующихсЯ в деЯтельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприЯтий, с указанием сроков хранениЯ (Њ., 1989).

Љроме того, специально длЯ кредитных организаций разработан и утвержден специальный "’иповой перечь документов, образующихсЯ в деЯтельности кредитных организаций с указанием сроков хранениЯ", утвержденный ”едеральной архивной службой ( от 16.01.1996 г. No 10-2-1/65) и согласованный с Ѓанком ђоссии и Ђссоциацией российских банков.

‚ соответствии с ‡аконом "Ћб основах налоговой системы в ђ”" и ‡аконом "Ћ бухгалтерском учете" документы и отчеты о финансово-хозЯйственной деЯтельности хранЯтсЯ не менее пЯти лет.

Љонкретные сроки хранениЯ отдельных документов, свЯзанных с бухгалтерским учетом и отчетностью определены в ’иповом перечне длЯ кредитных организаций и Џеречне документов от 1988 г. ЋзнакомитьсЯ с выпиской из перечнЯ можно в книге "Ѓухгалтерский учет: ‘борник нормативных документов" Њ., ”инансы и статистика, Ђудит,1994 г. ’иповой перечень длЯ кредитных организаций в печатном виде автору найти не удалось, но он помещен в системе "Љонсультант +".

‚ целЯх обеспечениЯ сохранности документов негосударственной части Ђрхивного фонда ђоссийской ”едерации кредитные организации обеспечивают их постоЯнное хранение в создаваемых длЯ этих целей архивах или структурных подразделениЯх согласно пункту 19 "ЏоложениЯ об Ђрхивном фонде ђоссийской ”едерации" (далее по тексту - Џоложение), утвержденного “казом Џрезидента ђоссийской ”едерации от 17.03.94 N 552.

„окументы постоЯнного хранениЯ и по личному составу передаютсЯ в государственные архивы в соответствии с письмом Ѓанка ђоссии от 15 ЯнварЯ 1998 г. No 12-’. Ћсобое внимание следует обратить на сохранность документов по сотрудникам банка. Ќа основании ђаспорЯжениЯ Џравительства ђ” от 21.03.94 г. No 358-ђ –ентробанк издал указание от 12.04.94 г. No 100-94 о включении в уставы банков положениЯ, касающегосЯ обеспечениЯ учета и сохранности указанных документов.

Џри хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиватьсЯ их защита от несанкционированных исправлений. €справление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправлениЯ.

‚ настоЯщее времЯ, в соответствии с новыми Џравилами бухгалтерского учета база данных лицевых счетов в ќ‚Њ ведетсЯ с обЯзательным дублированием, как минимум на двух различных носителЯх, и должна обеспечивать сохранение информации в течение срока, установленного длЯ хранениЯ соответствующих документов.

‚едомость остатков размещенных (привлеченных) средств ведетсЯ программным путем, ежедневно, выдаетсЯ на печать из ќ‚Њ по мере необходимости.

Ѓухгалтерские (мемориальные) документы хранЯтсЯ подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порЯдке номеров дебетованных балансовых счетов. Џодборка документов осуществлЯетсЯ работником, на которого возложено формирование документов.

ќлектронные документы хранЯтсЯ в виде баз данных с возможностью выведениЯ документов на бумагу по установленным форматам документов. „окументы в базе данных группируютсЯ по правилам бумажных документов.

Ѓумажные банковские документы хранЯтсЯ в кладовой банка или в специальном архиве. Џод архив выделЯетсЯ отдельное помещение с ограниченным правом доступа к документам.

‘правки по документам, хранЯщимсЯ в кладовой, бухгалтерии и текущем архиве, наводЯтсЯ в присутствии кассира, на ответственности которого находЯтсЯ документы, или работника, ведающего текущим архивом, по требованиЯм, подписанным главным бухгалтером или его заместителем (начальником отдела).

Ѓухгалтерские и кассовые журналы и ежедневные балансы брошюруютсЯ по месЯцам.

‚ отдельные сшивы (папки) помещаютсЯ кассовые документы, документы по вкладам граждан, по кредитам индивидуальным заемщикам, по операциЯм с драгоценными металлами, инвалютой и по хозЯйственным операциЯм банка, поскольку эти документы отличаютсЯ сроком хранениЯ.

‚ соответствии с ‚ременным положением о правилах обмена электронными документами между Ѓанком ђоссии, кредитными организациЯми (филиалами) и другими клиентами Ѓанка ђоссии при осуществлении расчетов через расчетную сеть Ѓанка ђоссии при работе с электронными документами, используемыми при осуществлении безналичных расчетов через расчетную сеть Ѓанка ђоссии и их хранении есть несколько особенностей. Ђрхивы электронных документов, средств проверки правильности цифровой подписи и иные архивы ведутсЯ в учреждениЯх Ѓанка ђоссии и у участников в разрезе всех входЯщих и исходЯщих электронных документов в соответствии со сроками хранениЯ, установленными длЯ платежных документов на бумажных носителЯх. Џравила ведениЯ указанных архивов регулируютсЯ действующим законодательством, включаЯ нормативные акты Ѓанка ђоссии, и „оговором.

“ничтожение электронных документов производитсЯ в отношении соответствующих программных данных с одновременным уничтожением копий этих документов на бумажных носителЯх.

‚ работе банка количество документов очень велико и хранение документов всегда остаетсЯ злободневным вопросом. Ќекоторые банки микрофильмируют документы. Џри этом после уничтожениЯ документов, по истечении срока хранениЯ, в банке остаютсЯ микрофильмы. Ћднако микрофильмы не заменЯют первичные документы до истечениЯ срока их хранениЯ, что подтверждено письмом –Ѓ ђ” от 30.11.94 г. No 09-10-2/1141.

ђуководителем банка назначаетсЯ специальнаЯ комиссиЯ из должностных лиц банка, на которую возлагаетсЯ решение по уничтожению документов по истечении срока их хранениЯ.

‘пециальные сотрудники подготавливают акты о выделении дел к уничтожению. „окументы дел просматриваютсЯ полистно, чтобы избежать уничтожениЯ документов, имеющих иной срок хранениЯ. “ничтожаемые дела актируютсЯ, а перечни уничтоженных документов остаютсЯ в архиве.

Џри ликвидации банка часть документов сохранЯетсЯ и в дальнейшем. ‘роки и порЯдок сохранениЯ документов регулируютсЯ письмом –Ѓ ђ” от 5 августа 1998 г. N 169-’ "Ћ размещении архивов и порЯдке уничтожениЯ документов при ликвидации кредитных организаций", которым определена номенклатура дел (перечень документов), подлежащих хранению после завершениЯ ликвидационных процедур.

N п/п	Ќаименование дел	‘рок хранениЯ
1	I. „окументы органов управлениЯ кредитной организации и внутренние нормативные документы ђешениЯ, постановлениЯ, протоколы высших органов управлениЯ кредитной организации и документы к ним	постоЯнно
2	ЏостановлениЯ, протоколы заседаний исполнительного органа кредитной организации и документы к ним	постоЯнно
3	Џриказы и распорЯжениЯ кредитной организации	постоЯнно
4	€нструкции, правила, положениЯ и другие внутренние нормативные документы кредитной организации	постоЯнно
5	II. „окументы о приеме и передаче филиалов „окументы о приеме филиалов других кредитных организаций или передаче филиалов в другие кредитные организации, передаточные, разделительные, ликвидационные балансы филиалов и документы к ним	постоЯнно
6	III. „окументы ревизий и проверок кредитной организации, отчеты по различным видам деЯтельности „окументы (отчеты, акты, справки) ревизий и проверок кредитной организации органами финансового контролЯ	постоЯнно
7	Ћтчеты о контрольно - ревизионной работе и документы к ним	постоЯнно
8	Ћтчеты кредитной организации о финансово - хозЯйственной деЯтельности	постоЯнно
9	Ѓухгалтерские отчеты и балансы и документы к ним (объЯснительные записки, рекламации)	постоЯнно
10	Ћтчеты о кассовой работе и инкассации	постоЯнно
11	‹ицевые счета по учету уставного капитала	постоЯнно
12	†урналы, книги, сводные карточки, ведомости бухгалтерского учета по балансовым и внебалансовым счетам, ведомости синтетического учета	5 лет
13	Ћтчеты, сведениЯ о поступлении, расходовании и остатках драгоценных металлов	5 лет
14	‚ыписки по корреспондентским счетам в учреждениЯх –Ѓ ђ” и других банках и приложениЯ к ним	5 лет
15	‚ыписки по корреспондентским счетам "ностро" и "лоро", дебетовые и кредитовые авизо, ежедневные ведомости операций по счетам "ностро" и "лоро"	5 лет
16	IV. „окументы по работе кредитной организации с ценными бумагами и инвестиционными фондами Џроспекты эмиссий выпусков ценных бумаг	постоЯнно
17	“словиЯ выпусков депозитных, сберегательных сертификатов, векселей и документы по ним	постоЯнно
18	ѓодовые отчеты о работе с ценными бумагами	постоЯнно
19	„окументы о совершении операций с ценными бумагами инвестиционных фондов	постоЯнно
20	‚ыписки остатков из карточек лицевых счетов по ценным бумагам, принЯтым на хранение, закрытые лицевые счета по приему на хранение ценных бумаг	10 лет ќЏЉ <*>
21	Ћрдера по приему на хранение и выдаче ценных бумаг и приложениЯ к ним; сохранные свидетельства по закрытым лицевым счетам, описи, свидетельства, завещаниЯ и доверенности; ордера на принЯтые ценные бумаги длЯ зачислениЯ в доход государства с приложенными к ним документами	10 лет
22	„окументы (платежные поручениЯ, расчеты) о расчетах с федеральным бюджетом по государственным ценным бумагам	5 лет
23	„окументы о размещении акций инвестиционных фондов (лицевые счета владельцев, справки о денежных средствах, поступивших в уплату за акции фондов, отчеты, справки о расходовании денежных средств)	5 лет
24	„окументы о совершении операций с ценными бумагами инвестиционных фондов	5 лет
25	„окументы о совершении операций с ѓЉЋ (заЯвки на продажу, выписки из реестра сделок, ежемесЯчные отчеты, лицевые счета, счета "депо", платежные поручениЯ ‘истемы электронных межбанковских расчетов, выписки по счетам "ностро", журналы лицевого учета облигаций, оборотов по операциЯм с облигациЯми и т.п.)	5 лет
26	„окументы по депозитным и конверсионным операциЯм	5 лет
27	V. „окументы, устанавливающие право собственности кредитной организации на землю, зданиЯ, сооружениЯ, оборудование, и документы по хозЯйственной деЯтельности кредитной организации Ђкты об отводе земельных участков длЯ строительства и расширениЯ объектов, планы, паспорта земельных участков и документы к ним	постоЯнно
28	€ндивидуальные проекты на строительство зданий и сооружений и утвержденнаЯ проектно - сметнаЯ документациЯ на строительство и реконструкцию	постоЯнно
29	„окументы (акты, решениЯ, справки) о приеме в эксплуатацию законченных строительством объектов	постоЯнно
30	Џаспорта зданий, сооружений	15 лет
31	„оговоры, акты о приеме, передаче зданий, сооружений	постоЯнно
32	Џаспорта оборудованиЯ	5 лет
33	Љниги, журналы оттисков и слепков печатей и штампов кредитной организации	постоЯнно
34	Џриемо - сдаточные акты и приложениЯ к ним, составленные при смене материально ответственных лиц	10 лет
35	†урналы учета лиц, допускаемых к открытию, закрытию, опечатыванию денежных хранилищ, кладовых, сейфов, книги регистрации передачи печатей и ключей	5 лет
36	Ђкты ревизии кладовых и касс операционных отделов	5 лет
37	Љниги учета принЯтых и выданных наличных денег, ценностей и ценных бланков, тетради учета прихода и расхода наличной валюты	5 лет
38	„окументы по инвентаризации имущества и товарно - материальных ценностей, договоры, акты на приобретение, списание основных средств и инвентарЯ	5 лет
39	VI. „окументы кредитной организации по кадровой работе Џриказы, распорЯжениЯ кредитной организации о приеме, переводе, поощрении, увольнении работников и журналы регистрации приказов по личному составу	постоЯнно
40	“твержденные штатные расписаниЯ и документы по их изменению	постоЯнно
41	‹ицевые счета работников кредитной организации	75 лет ќЏЉ <*>
42	Љниги (журналы) регистрации несчастных случаев	постоЯнно
43	‹ичные дела (заЯвлениЯ, анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, копии, выписки из приказов о приеме, перемещении, увольнении, премировании, поощрении, установлении персональных окладов, надбавок, трудовые договоры, копии личных документов, характеристики, представлениЯ) сотрудников	75 лет ќЏЉ <*>
44	‹ичные карточки сотрудников (в том числе временных работников)	75 лет ќЏЉ <*>
45	‘писок (штатно - списочный состав) работников кредитной организации и филиалов	75 лет ќЏЉ <*>
46	„окументы (протоколы, отзывы, характеристики, аттестационные листы, анкеты) о проведении аттестации и установлении квалификации	75 лет ќЏЉ <*>
47	„окументы о представлении работников к награждению правительственными наградами и журналы (книги) учета сотрудников, награжденных правительственными и ведомственными наградами	75 лет ќЏЉ <*>
48	‘татистические отчеты, сведениЯ о численности, составе, движении, учете кадров, работников, занимающих должности руководителей и специалистов, профессиональном обучении кадров, повышении квалификации	постоЯнно
49	„окументы (акты, протоколы, заключениЯ) аварийных комиссий, свЯзанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами	постоЯнно
50	‘водные, расчетные, платежные ведомости на выдачу заработной платы, дивидендов по акциЯм кредитной организации	5 лет
51	„окументы о выплате пенсий, пособий по государственному социальному страхованию, книги учета депонированной заработной платы, регистрации исполнительных листов	5 лет
52	‘правки на получение льгот по налогам	5 лет
53	VII. „окументы по работе кредитной организации с юридическими и физическими лицами Љниги регистрации открытых счетов юридических лиц	постоЯнно
54	Љарточки учета вкладчиков, вкладов, займов, казначейских обЯзательств, сертификатов	постоЯнно
55	„окументы по закрытым счетам вкладчиков: ордеров сберегательных книжек, пластиковых карточек, извещениЯ с образцом подписей вкладчиков, ордера на выдачу и перевод вкладов, завещательные распорЯжениЯ, заЯвлениЯ об утрате книжек и пластиковых карточек и другие документы	25 лет
56	‚ыписки остатков вкладов из лицевых счетов вкладчиков	25 лет
57	Љарточки закрытых и условно - закрытых лицевых счетов	5 лет
58	Ћрдера, заЯвлениЯ на переводы вкладов, чеки, книжки, доверенности, поручениЯ на перечисление платежей и другие документы по операциЯм со вкладами	5 лет
59	‡авещательные распорЯжениЯ и доверенности вкладчиков	5 лет
60	„окументы о переводных операциЯх: реестры заЯвлений о переводе вкладов, заЯвлениЯ о переводе, журналы полученных кредитовых авизо и выданных сумм перевода, экземплЯры кредитовых авизо и платежных поручений	5 лет
61	„окументы об аккредитивных операциЯх: корешки аккредитивов, контрольные листы, заЯвлениЯ клиентов на оплату	5 лет
62	„окументы по расчетным и целевым чекам: корешки чеков, оплаченные чеки, заЯвлениЯ клиентов об утрате чеков, подтверждениЯ, гарантийные письма	5 лет
63	„окументы об открытии расчетных, текущих, корреспондентских, бюджетных и других счетов, карточки с образцами подписей и оттиска печати	5 лет
64	‹ицевые счета по закрытым счетам юридических лиц	5 лет
65	Џлатежные поручениЯ, чеки, мемориальные ордера и другие документы приходно - расходных операций по счетам юридических лиц	5 лет
66	ЏодтверждениЯ сальдо по текущим, расчетным, корреспондентским счетам, взаимным расчетам, акты сверки взаимных расчетов и документы к ним	5 лет
67	VIII. „окументы по валютным операциЯм Ћтчеты об открытии и ведении валютных счетов резидентов и нерезидентов и счетов нерезидентов в рублЯх	постоЯнно
68	‘татистические отчеты о ведении открытой валютной позиции, движении наличных средств и платежных документов в иностранной валюте, иностранных активов и пассивов, о контроле за поступлением экспортной валютной выручки	постоЯнно
69	„окументы по валютно - обменным операциЯм граждан	5 лет
70	„окументы по организации кассовой работы с валютными ценностЯми, в том числе инкассо наличной валюты	5 лет
71	Џаспорта сделок по экспортным операциЯм, переписка о гарантиЯх и аккредитивах по экспортным и импортным операциЯм	5 лет
72	IX. „окументы по кредитной работе „окументы (справки, расчеты, сведениЯ, переписка с Њинистерством финансов ђ”) о возврате кредитных ресурсов, находЯщихсЯ в составе государственного долга, и доходах по ним	постоЯнно
73	‘оглашениЯ с Њинистерством финансов ђ”, –Ѓ ђ”, министерствами и ведомствами о передаче кредитных ресурсов	10 лет ќЏЉ <*>
74	‘татистические отчеты о кредитовании населениЯ и юридических лиц	постоЯнно
75	Љредитные дела заемщиков: кредитные заЯвки, кредитные договоры, срочные обЯзательства на возврат кредита и уплату процентов по нему, дополнительные соглашениЯ, документы по проверке целевого использованиЯ кредита, карточки с образцами подписей и печати, переписка; документы, дающие право на получение кредита и подтверждающие платежеспособность юридических лиц (копии уставов, лицензий, свидетельств о регистрации, справки о составе оборотных средств, бухгалтерские отчеты и балансы с приложениЯми, статистические отчеты)	5 лет
76	…жедневные сведениЯ об оборотах по ссудным счетам заемщиков	5 лет
77	…жемесЯчные сведениЯ об остатках по ссудным счетам заемщиков	5 лет
78	‚едомости срочной и просроченной задолженности по кредитам	5 лет
79	†урналы регистрации кредитных договоров, в том числе межбанковских кредитов и кредитов населению	5 лет
80	†урналы регистрации договоров о привлечении кредитных ресурсов юридических лиц в депозит, депозитный сертификат, вексель	5 лет
81	ђасчетные ведомости, платежные документы, переписка о привлечении и передаче кредитных ресурсов и начислении доходов по ним	5 лет
82	„окументы о выдаче ссуд населению: заЯвлениЯ на выдачу ссуд, справки о доходах, поручительства, справки о доходах поручителей, кредитные договоры, распорЯжениЯ о выдаче ссуд, дополнительные соглашениЯ и другие документы	5 лет
83	‡аключениЯ, акты и другие документы на списание безнадежных к взысканию ссуд	5 лет
84	X. „окументы по претензионно - исковой работе, переписка с правоохранительными органами „окументы о злоупотреблениЯх и хищениЯх в кредитной организации	3 года
85	€сковые заЯвлениЯ, акты, справки, претензии, переписка с правоохранительными органами по уголовным и гражданским делам; копии решений, приговоров, частных определений, постановлений	3 года
86	ЏостановлениЯ судебных и правоохранительных органов о наложении и снЯтии арестов по счетам, вкладам, конфискации вкладов, ценных бумаг, решениЯ судебных органов о приостановлении операций по счетам, исполнительные листы, переписка по ним и взысканиЯм	3 года

<*> ќЏЉ - ќкспертно - проверочнаЯ комиссиЯ ѓосударственного архива.

Џри изъЯтии документов организациЯми, имеющими на то право, по консультации юридического управлениЯ ѓ“ –Ѓ ђ” по г. Њоскве, банки должны копировать передаваемые оригиналы юридического дела с приложением подлинного экземплЯра постановлениЯ следователЯ о производстве выемки документов и подлинного экземплЯра протокола. ѓлавный бухгалтер банка может заверить копии карточек с образцами подписей после сличениЯ их с основными экземплЯрами перед выемкой.

Ќа копиЯх документов главных бухгалтер ставит отметку "ЉопиЯ. „окумент изъЯт". ‚ сшив документов вместо подлинных документов помещаютсЯ копии. Љроме того, в дело помещаетсЯ предписание о выемке с актом изъЯтых документов.

Ѓезналичные формы расчетов

”ормы безналичных расчетов определены ѓражданским Љодексом ђоссийской ”едерации. Љ ним относЯтсЯ:

- платежные поручениЯ;

- чеки;

- аккредитивы;

- расчеты по инкассо;

- иные формы, предусмотренные банковскими правилами.

”ормы расчетов между плательщиком и получателем средств определЯютсЯ договором (соглашением, отдельными договоренностЯми).