Борис Леонтьев. Ваш незаменимый деловой партнер Lotus Organizer для Windows 98 --------------------------------------------------------------- © Copyright Борис Леонтьев Home page: http://members.rotfl.com/bobleon/ Ё http://members.rotfl.com/bobleon/ Email: bobleon@uniinc.msk.ru --------------------------------------------------------------- ББК 32.973 УДК 681.3 Главный редактор Дмитрий Царик Корректор Ирина Царик Художник-дизайнер Борис Леонтьев Леонтьев Б. Л80 Ваш незаменимый деловой партнер Lotus Organizer для Windows 98. -- М.: Познавательная книга плюс, 1999. -- 176 с. ISBN 5-88548-067-2 Наконец-то доходчиво и весьма детально описана новая версия великолепной электронной записной книжки Lotus Organizer, которая позволяет вести рабочие планы, деловые заметки и расписание встреч. Книга рассчитана на широкий круг пользователей, на деловых людей и всех тех, кто просто хочет привести свои дела в порядок. Copyright Љ Борис Леонтьев, 1999. Copyright Љ Издательство "Познавательная книга плюс", 1999. Copyright Љ Студия дизайна и рекламы "МиК", 1999. Оформление этой книги. Copyright Љ Студия дизайна и рекламы "МиК", 1999. Серия "Кратко, доступно, просто™". Copyright Љ Издательство "Утро" совместно с фирмой "Олег и Павел", 1999. Авторские права на настоящую книгу, название серии "Кратко, доступно, просто™" и оформление самой серии принадлежат Борису Леонтьеву и студии дизайна и рекламы МиК. Полное или частичное копирование книги, а также публикация других рукописей в рамках этой серии без разрешения правообладателя является нарушением авторского права и может иметь юридические последствия в соответствии с действующим законодательством. Все названия продуктов, упомянутые в этой книге, являются товарными знаками или зарегистрированными товарными знаками соответствующих организаций. Программное обеспечение, описанное в этой книге, поставляется исключительно по лицензионному договору и может использоваться или копироваться только в соответствии с условиями этого договора. Копирование этого программного обеспечения на какой-либо носитель информации, если на это нет специального разрешения по лицензионному договору, является нарушением Закона Российской Федерации "О правовой охране программ для ЭВМ и баз данных" и норм международного права. ЛР No 069954 от 01.12.1991 г. Сдано в набор 06.07.98. Подписано в печать 06.09.98. Формат 60X84/16. Бумага типографская. Гарнитура "Newton". Печать офсетная. Физ. печ. л. 12. Тираж 5 000 экз. Заказ 48. Добро пожаловать в Lotus Organizer для Windows 95/98/NT! Lotus Organizer является программным обеспечением, позволяющим управлять вашей персональной информацией. Lotus Organizer имитирует работу с обычным органайзером, в котором имеются ежедневник, список дел, адресный справочник, сведения о датах и юбилеях, план мероприятий на год и блокнот. Приобретя этот пакет, вы получите великолепную электронную записную книжку, позволяющую вести рабочие планы, а также деловые и прочие заметки, еженедельник, перечень текущих дел, список адресов, календарь и расписание встреч. Основные достоинства n удобный интерфейс пользователя n удобный способ представления информации n дружественная навигация n возможность упорядочивания информации n возможность вести планирование мероприятий, задач и звонков n функция оповещения о приближающихся событиях n связывать с намеченными мероприятиями информацию о расходах n назначение повторяющихся событий n ведение списка дел n адресная книга с именами, адресами и телефонами n возможность вносить в блокнот текстовую или графическую информацию n графическое планирование мероприятий на год n гибкие параметры управления контактами n обширный набор средств для управления информацией n необычайно быстрый доступ к нужной информации n возможность планирования деятельности сотрудников вашей компании n возможность автоматической координации графика собственной работы или деятельности целой группы n возможность планирования и организации деловых встреч в локальной сети n возможность отслеживания входящих и исходящих сообщений n передача запросов через простые средства электронной почты, совместимые со стандартом VIM (Vendor Independent Messaging) или поддерживающим интерфейс MAPI n возможность проводить рекламную кампанию и различные рассылки с помощью встроенной в Lotus Organizer пользовательской базы cc:Mail Desktop и cc:Mail Message Transfer Agent Легкая в освоении программа В настоящее время персональный информационый менеджер Lotus Organizer помогает работать более чем 35 миллионам пользователей. Вы можете достаточно быстро освоить этот пакет и в дальнейшем легко использовать его в вашей повседневной работе. В ваших руках целый комплект инструментов для планирования собственной деятельности и анализа бизнеса. Не выходя из Lotus Organizer, вы можете управлять контактами и осуществлять набор телефоннного номера, управлять списками и заметками, сортировать информацию, создавать ссылки к избранным узламм WWW и организовывать персональные встречи через Internet. Простой и удобный календарь Встроенный в Lotus Organizer раздел Calendar (Календарь) имеет 8 различных функций, которые поддерживают повторяющиеся задания и функции оповещения. С помощью календаря можно планировать групповую деятельность и задавать время для той или иной задачи. Ежедневник Ежедневник программы Lotus Organizer позволяет сразу просмотреть текущие дела, запланированные на конкретный день, и внести к выбранному заданию необходимую заметку. Любые записи ежедневника через простой щелчок клавишей мыши могут быть преобразованы в секции Appointment, Task, Contact или Notepad. Контакты Lotus Organizer позволяет весьма просто управлять вашими контактами. Вы можете хранить массу информации относительно того или иного контакта, включая 20 телефонных номеров, 7 персональных адресов, 6 адресов электронной почты и 6 web-страниц. В Lotus Organizer встроен механизм управления контактами, позволяющий группе пользователей вести планирование через календарный план. Каждый член такой группы может анализировать информацию, принадлежащую отдельному члену группы. Звонки Раздел Calls (Звонки) позволяет принимать входящие и исходящие телефонные звонки. Вы можете автоматически набирать телефонные номера через модем. Планировщик Раздел Planner (Планировщик) позволяет управлять всеми вашими ежедневными делами через весьма удобную электронную схему. Вы можете запланировать до 15 событий. Ежегодник С помощью встроенного ежегодника вы можете помечать дни рождения, важные события года и время отпуска. Записная книжка Раздел Notepad (Записная книжка) позволяет сохранять информацию и вести поиск необходимого фрагмента этой информации. Если вы внесли в записную книжку новую информацию, то организатор автоматически обновит список всех предыдущих тем. Вы можете сортировать страницы по их номерам, датам или по именам заголовков. Записная книжка поддерживает шрифты TrueType, поэтому вы можете оформить свои записи весьма красиво и привлекательно. Интеграция с Internet Lotus Organizer весьма прочно интегрирован с всемирной компьютерной сетью Internet. Вы можете связать информацию из любого раздела организатора с web-адресами. Например, любой унифицированный локатор ресурса URL, набранный в секции Notepad (Записная книжка) автоматически становится ссылкой к соответствующему ресурсу Internet. Удобный вывод на печать В Lotus Organizer вы можете просмотреть свой документ перед его выводом на печать, а также воспользоваться готовыми шаблонами печати компании Lotus. Поддержка внешних устройств PDA Lotus Organizer поддерживает электронные органайзеры (PDA), в том числе n IBM WorkPad n Texas Instruments 6960si n Psion Series 5 n Sharp Zaurus n 3Com Pilot n PalmPilot n Palm III Мультисовместимость Lotus Organizer совместим с программами: n Organizer 1.x, 2.x, 97, 97GS, 4.x n ACT! 3.x n Outlook 97/98 n Sidekick 97/98 n Day-Timer Organizer. Минимальные системные требования Для работы с пакетом Lotus Organizer вам необходимо иметь: n компьютер IBM 486 с тактовой частотой 50 МГц n 8 Мб оперативной памяти (16 Мб для Windows NT) n 17 Мб свободного места на диске n операционную систему Microsoft Windows 95/98 или Microsoft Windows NT 4.0 Установка и запуск Установка Lotus Organizer -- весьма тривиальный процесс. Вам достаточно вставить дистрибутив с программой в устройство для чтения компакт-дисков и щелкнуть два раза мышью по пиктограмме setup. В случае успешной установки инсталлятор создаст окно, в котором будет содержаться иконка Lotus Organizer. Двойной щелчок клавишей мыши на этой иконке -- пойдет загрузка Lotus Organizer. Условимся сразу! На следующем рисунке представлен экран с программой Lotus Organizer. Примем следующие понятия в качестве аксиомы, не требующей доказательств. Меню Набор команд, при выборе одной из которых выполняются операции, необходимые для процесса верстки документа. Если курсор мыши окажется в одной из позиций меню, то список элементов системы меню развернется. Черный шрифт в списке элементов меню означает, что пункт меню активизирован, серые буквы -- элемент меню в данный момент недоступен. Выбор Выполнить выбранную команду меню или опцию в диалоговом окне. Нажатие кнопки мыши Произвести щелчок левой кнопки мыши. Вертикальный и горизонтальный лифты Позволяют прокручивать документ в окне. Установив курсор мыши на кнопке со стрелкой (указатели прокрутки) и удерживая нажатой кнопку мыши (этот процесс называется буксировкой), можно перемещать лифт до тех пор, пока на экране не покажется необходимое место документа. Бегунки С помощью бегунков прокрутка документа в окне осуществляется быстрее, а сам документ прокручивается пропорционально расстоянию, на которое перемещается бегунок. Выделение Выбор пунктов в списке как правило сопровождается их выделением. В некоторых списках существует возможность последовательно выделить сразу несколько пунктов. Выделение фрагмента текста производится путем перемещения мыши с нажатой левой кнопкой, либо при помощи клавиш перемещения курсора при нажатой клавише Shift. Двойное нажатие Дважды нажать и отпустить левую кнопку мыши. Перемещение Нажав левую кнопку мыши, указать курсором на объект и не отпуская клавишу мыши переместить объект. Ввод Ввести символ в поле данных. Check Box Флажок в виде крестика. Один из многочисленных элементов графической операционной системы. Позволяет включать или отключать то или иное действие. Character Set Символы, которые объединены в определенную группу. Например, ASCII. Character Любой символ, введенный с клавиатуры в компьютер. Chart Диаграмма. Рисунок, показывающий взаимодействие тех или иных данных. Bullet Маркер. Элемент оформления текста. Например, маленький круг, квадрат, звездочка. E-mail Электронная почта. Вы пишите (набиваете на клавиатуре) письмо, адрес, жмете кнопку и почти моментально ваше послание читает адресат. Вещь классная. Но есть и свои недостатки. Ваше послание может прочитать практически любой юзер, хоть немного знающий нетрадиционный софт. Про хакеров вообще можно промолчать. Как работать с организатором Organizer имитирует самую обычную записную книжку. Поэтому работать в этой программе достаточно просто. Вам достаточно подвести курсор к нужному месту на экране и просто нажать левую кнопку мыши. Инструментарий В Lotus Organizer существуют следующие инструменты: Команды меню В Lotus Organizer наборы команд и опций, использующиеся в процессе работы, содержатся в: n меню File (Файл) n меню Edit (Редактирование) n меню Create (Создать) n меню Section (Раздел) n меню Phone (Телефон) n меню Page (Страница) n меню Text (Текст) n меню Task (Задачи) n меню Appointment (События) n меню Anniversary (Ежегодник) n меню Planner (Планировщик) n меню Call (Звонки) n меню Address (Адреса) n меню Help (Подсказка) Команды меню File (Файл) New (Создание файла) Выбранная команда File Ю New позволяет создать новый пустой файл со стандартными параметрами и набором разделов. Open (Открыть) Выбранная команда File Ю Open открывает доступ к диалоговому окну Open, с помощью которого можно загрузить в программу файл программы Organizer версий 1.x, 2.x, 97, 97GS или 4.x. Документ, созданный в новой версии Organizer недоступен для работы в старых версиях. И напротив, документ созданный в старых версиях программы можно открыть в новой. Чтобы открыть файл нужно выбрать его имя из списка и нажать кнопку Open. Имя открытого файла появляется в строке заголовка окна программы. В Lotus Organizer одновременно можно открыть только один файл. Close (Закрыть) Выбранная команда File Ю Close позволяет закрыть рабочее окно Lotus Organizer. Если файл, находящийся в окне, был изменен, то Lotus Organizer выведет запрос о том, сохранять ли внесенные изменения. В качестве ответа можно воспользоваться кнопкой Yes, No или Cancel. Save (Сохранить) Команда File Ю Save используется для первой записи на диск файла без имени. Save as (Сохранить как) Выбранная команда File Ю Save as позволяет сохранить документ как: n Single-user access Lotus Organizer (*.OR3) n Multi-user access Lotus Organizer (*.OR3) Single-user access Lotus Organizer Если вы используете Lotus Organizer в сети, в которой другие пользователи могут иметь доступ к вашим файлам, вы можете запретить пользоваться файлом более, чем одному члену сети. По умолчанию определен однопользовательский доступ к файлу. Multi-user access Lotus Organizer Если вы используете Lotus Organizer в сети, в которой другие пользователи могут иметь доступ к вашим файлам, вы можете разрешить пользоваться файлом нескольким членам сети. Имя файла может состоять не более чем из 255 символов, включая пробелы и исключая символы: \ / : * ? " < > | Невозможно сохранить документ, созданный в новой версии Lotus Organizer как документ старой версии. Чтобы сохранить файл, нужно дать ему имя, указать тип файла и нажать кнопку OK. С помощью кнопки Passwords (Пароли) вы получите доступ к диалоговому окну, с помощью которого вы можете определить тип доступа к сохраняемому файлу. Это вам может понадобится в случае, если в файле содержится конфиденциальная информация. Organizer позволяет использовать три уровня защиты вашего файла через три различных пароля: Owner (Основной) Полный доступ ко всей информации в файле, включая конфиденциальную. Assistany (Вспомогательный) Полный доступ ко всей информации в файле, за исключением конфиденциальной. На месте имеющейся конфиденциальной информации будут отображены пробелы, но разрешен ввод другой конфиденциальной информации. Reader (Только для чтения) Ограниченный доступ ко всей информации, кроме конфиденциальной. Корректировка данных из файла не допускается. Если пароль для чтения не указан, то доступ к данным в режиме просмотра будут иметь все желающие. Важно: Помните, что в Lotus Organizer ввод любого пароля чувствителен к верхнему и нижнему регистрам. Archive (Заархивировать) Выбранная команда File Ю Archive открывает доступ к диалоговому окну Archive, с помощью которого вы можете заархивировать информацию того или иного раздела. Организатор удалит заархивированную информацию из исходного файла и сохранит ее в отдельном файле с расширением .OR3. Compact (Уплотнить) Выбранная команда File Ю Compact открывает доступ к диалоговому окну Compact, с помощью которого вы можете заархивировать всю информацию открытого файла. Merge (Объединить) Выбранная команда File Ю Merge открывает доступ к диалоговому окну Merge, с помощью которого вы можете включить в текущий файл организатора разделы из других файлов Lotus Organizer. Чтобы включить информацию из другого файла выберите команду File Ю Merge, в открывшемся диалоговом окне укажите имя файла и нажмите кнопку OK. С помощью кнопки Browse (Просмотреть) диалогового окна Merge вы можете найти нужный файл на диске. С помощью раздела Automatically accept диалогового окна Merge вы можете выбрать тот или иной способ присоединения к текущему файлу подключаемого файла: Edits Загрузить все редакции из входящего файла в текущий файл. Additions Загрузить все дополнения из входящего файла в текущий файл. Deletions Загрузить все удаленные редакции из входящего файла в текущий файл. Важно: Вы не можете применять команду File Ю Merge к заархивированным файлам. Import (Импортировать) Выбранная команда File Ю Import открывает доступ к диалоговому окну Import, с помощью которого можно импортировать в тот или иной раздел организатора текстовые файлы, а также файлы dBASE и FoxPro. Organizer поддерживает все основные форматы баз данных dBase II, dBase III, dBase IV, FoxPro и текстовые файлы. Важно: В текстовом формате в Lotus Organizer записи расположены по строкам, а поля заключены в кавычки и разделены запятыми. С помощью кнопки Options (Параметры) диалогового окна Import вы можете выбрать дополнительные параметры импортирования: File translation Кодировать файл в приемлимый для организатора формат. Кодировка определяет, в какой кодовой таблице записаны или будут записаны данные. По умолчанию этот формат определен как Windows (ANSI). Ignore duplicate records Игнорировать или не игнорировать (определено по умолчанию) любые отчеты-повторы текущего состояния организатора. Field names as first record Импортировать или не импортировать (определено по умолчанию) имена полей данных. Этот параметр доступен лишь в том случае, если вы импортируете текстовой файл в формате ASCII с именем поля данных в начале файла. Поля, для которых связь не установлена, не импортируются. Это означает, что если какое-то поле пусто, то достаточно не указывать его соответствие другому полю. С помощью кнопки Mapping (Соответствие) диалогового окна Import вы можете управлять между полями импортируемого файла и полями раздела организатора: All fields Эта кнопка позволяет автоматически установить однозначное соответствие между полями файла и полями раздела. Fields in Organizer Section Cписок полей раздела организатора. Fields in export file Cписок полей в экспортируемом файле. Export (Экспортировать) Выбранная команда File Ю Export открывает доступ к диалоговому окну Export, с помощью которого вы можете осуществить экспорт данных из любого раздела организатора. Функции экспорта Lotus Organizer позволяют экспортировать только один из выбранных разделов. Важно: В текстовом формате Lotus Organizer записи расположены по строкам, а поля заключены в кавычки и разделены запятыми. Важно: Так как функциональные возможности текстовых процессоров весьма различны, то функции экспорта Lotus Organizer могут оказаться не в состоянии экспортировать определенную информацию об оформлении раздела. С помощью диалогового окна Export, вы можете осуществлять экспорт имен и адресов. Для этого вам нужно перейти в раздел Address (Адреса), выбрать команду File Ю Export, определить тип файла, указать имя файла и нажать кнопку Export. С помощью кнопки Mapping вы можете установить однозначное соответствие между полями файла и полями экспортируемого раздела организатора. Помните, что поля, для которых связь не установлена, вообще не экспортируются. С помощью кнопки Options вы можете задать дополнительные параметры экспорта: Translate CR/LF to Преобразовывать или не преобразовывать (по умолчанию) символы CR/LF (возврат строки или возврат каретки) файла организатора в символы CR, LF, LF/CR, Space или Tab. Delete exported records Автоматически удалять или не удалять (по умолчанию) экспортируемые записи организатора. Field names as first record Экспортировать или не экспортировать (выбрано по умолчанию) имена полей. Эта опция доступна лишь в том случае, если экспорт осуществляется в текстовом формате ASCII. TeamMail (Электронная почта) Выбранная команда File Ю TeamMail открывает доступ к диалоговому окну TeamMail, с помощью которого вы можете отправлять и получать электронные сообщения. В Lotus Organazer обмен электронными сообщениями в Internet или в другой компьютерной сети осуществляется через встроенную почтовую утилиту TeamMail. Утилита TeamMail работает с вашей электронной почтовой системой, позволяя вам отсылать и принимать почтовые сообщения из организатора. Используя TeamMail, вы можете: n Пересылать простые сообщения по нескольким адресам. n Пересылать сообщения, созданные в Word Pro, Approach или Freelance Graphics. n Пересылать сообщения и документы, используя список рассылки. Опции диалогового окна TeamMail позволяют: Message only Отправка только текстовых сообщений. Message with selected entries as message body Отправка выделенных сообщений. People I select from mail directory Выбрать адресата из почтового каталога. People from selected addresses Задать для адресата специальный адрес. После того, как вы выберите один из вышеперечисленных параметров, утилита TeamMail обратится к существующему почтовому клиенту с тем, чтобы выяснить профиль вашего электронного почтового ящика. Как только профиль будет опознан, в ваше распоряжение поступит почтовый клиент TeamMail. Разберем некоторые опции почтового клиента TeamMail. Через поле Recipient (Кому), вы можете обратиться к адресной книге, т.е. к списку адресов электронной почты или просто вручную вписать адрес электронной почты. В поле Subject (Тема) вводится заголовок сообщения. В поле Message to all (Текст сообщения) вводится текст сообщения. С помощью кнопки Send (Отправить) вы можете отправить готовое сообщение адресату Recipient. Print (Вывести на печать) Выбранная команда File Ю Print открывает доступ к диалоговому окну Print, с помощью которого вы можете вывести на печать информацию из любого раздела организатора. Опции диалогового окна Print позволяют: Section Выбрать раздел, информацию из которого необходимо вывести на печать. Paper Определить формат листа бумаги. Layout Определить способ представления информации на распечатке. Range Определить диапазон страниц, которые необходимо вывести на печать. С помощью кнопки Options (Параметры) диалогового окна Print вы можете задать дополнительные параметры печати программы Lotus Organizer: Skip blank entries Выводить на печать (выбрано по умолчанию) или не выводить на печать страницы, которые не содержат данные. Print in black & white Выводить на печать (выбрано по умолчанию) страницы в цвете (при использовании цветного принтера) или выводить на печать страницы в черно-белом виде. Across then down Выводить на печать информацию нескольких строк или столбцов слева направо, а затем сверху вниз. Down then across Выводить на печать информацию нескольких строк или столбцов сверху вниз, а затем слева направо. Label Эти опции приемлемы только для специального типа бумаги. Выводить на печать этикетки, т.е. производить печать в формате почтовых этикеток из разделов Address (Адреса) или Notepad (Записная книжка). За один раз вы можете распечатать более 1000 этикеток. Full page Выводить на печать информацию на обеих сторонах листа бумаги, т.е. каждая из страниц выводится сразу в нескольких экземплярах. Perforated paper Последовательно выводить информацию на печать, т.е при выводе нескольких копий печать их будет идти последовательно, одна за другой. С помощью кнопки Layout (Раскладка) вы можете изменить раскладку распечатываемой информации на странице: Portrait Портретная ориентация. Landscape Ландшафтная ориентация. Print first line only Печатать только первую строку каждой страницы. Print icons Печатать любые пиктограммы, имеющиеся на странице. Print month calendars Печатать ежемесячные календари. Address Печатать записи из адресной книжки Address (Адреса). С помощью кнопки Setup (Установки) вы можете выбрать принтер для печати текущего раздела и установить параметры работы этого принтера. Драйвер любой модели принтера инсталлируется для всей среды Windows. Если в Windows установлено несколько принтеров, то один из них считается стандартным принтером (Default Printer). Установка нового драйвера принтера выполняется с помощью опций диалогового окна Add Printer в оболочке Windows. Новые установки печатающего устройства в Lotus Organizer сохраняются вместе с документом. Опции диалогового окна Printer Setup для различных принтеров позволяют: Default Printer Получить распечатку на принтере, драйвер которого инсталлирован для всей оболочки Windows. Specific Printer Объявить один из подсоединенных принтеров активным. Orientation Установить продольную (Portrait) или поперечную (Landscape) ориентировку печати. Paper Определить размер листа бумаги (Paper Size) и способ подачи бумаги (Paper Source). Halftone Frequency Задать число строк на дюйм при печати растрированных картинок. Растр с линиатурой 60 lpi соответствует распечатке на лазерном принтере с разрешением 300 dpi (среднее качество). Растр с линиатурой 120 lpi применяется при изготовлении печатных форм на устройстве вывода с разрешением 1200 dpi (высокое качество). При печати растрированных картинок Lotus Organizer позволяет задать линиатуру растра в интервале от 15 lpi до 400 lpi. Далее набор доступных опций диалога Printer Setup варьируется в зависимости от драйвера принтера. Дополнительные опции, доступные для принтеров, использующих PCL-драйверы, вызываются нажатием кнопки Options. User Setup (Пользовательские установки) Выбранная команда File Ю User Setup позволяет задать те или иные предпочтения при работе с программой Lotus Organizer. Organizer Preferences (Предпочтения организатора) Выбранная команда File Ю User Setup Ю Organizer Preferences открывает доступ к диалоговому окну Organizer Preferences, опции которого позволяют задать установки по умолчанию программы Lotus Organizer. Обратимся к вкладке Defaul File (Файл по умолчанию). Опции этой вкладки позволяют: Automatically open Автоматически открывать файл, местоположение которого задано пользователем. Always start with a new Organizer file Автоматически открывать новый файл организатора. С помощью кнопки Browse (Просмотреть) вы можете указать местоположение файла, который будет автоматически открыт при загрузке программы. Обратимся к вкладке Environment (Окружающая среда). Опции этой вкладки позволяют: Clock & today's date Отобразить часы и текущую дату на панели инструментов. Animated page turn Показывать мультипликацию при перелистывании страниц. Display missed alarms Озвучивать события. Обратимся к вкладке Folders (Папки). С помощью опций этой вкладки вы можете определить папки, в которых будут храниться файлы организатора, например, вы можете выбрать одну папку для файлов организатора, другую для файлов раскладки документов или для файлов пиктограмм. Organizer files Файлы организатора (*.ORG, *.OR2, and *.OR3). По умолчанию эти файлы лежат в папке C:\LOTUS\WORK\ORGANIZE. Paper layouts Файлы раскладки документов. По умолчанию эти файлы лежат в папке C:\LOTUS\ORGANIZE\LAYOUTS. Custom SmartIcons Файлы пиктограмм. По умолчанию эти файлы лежат в папке C:\LOTUS\ORGANIZE\ICONS. Backups Файлы автосохранения. По умолчанию эти файлы лежат в папке C:\LOTUS\BACKUP\ORGANIZE. Обратимся к вкладке Save (Сохранение). Опции этой вкладки позволяют автоматически производить сохранение ваших файлов по истечении заданного промежутка времени. After each change Cохранять файл после того, как он будет модифицирован. Every Определить интервал времени в минутах, по истечении которого ваши изменения будут сохранены. Ask for confirmation first Выдавать сообщение перед каждым сохранением. Only when told Сохранять файлы только через команду File Ю Save или File Ю Save As. Backup Автоматически создавать OR3-файл автосохранения во временной папке. Exit Organizer (Выход из организатора) Выйти из программы Lotus Organizer можно: n Выбрав команду меню File Ю Exit. n Дважды нажав кнопку мыши на пиктограмме в верхнем правом углу окна Lotus Organizer. Если файл организатора был изменен, то Lotus Organizer выведет запрос о том, сохранять ли внесенные изменения. В качестве ответа можно воспользоваться кнопкой Yes, No или Cancel. Команды меню Edit (Редактирование) Undo (Отменить) Выбранная команда Edit Ю Undo используется для отмены предыдущего действия. Lotus Organizer позволяет отменить только последнее выполняемое действие. Например, если удален текст, а затем создан новый, то нельзя отменить удаление текста. Повторный выбор команды File Ю Undo восстанавливает последнее отмененное действие. Cut (Вырезать) Выбранная команда Edit Ю Cut удаляет активный объект из Lotus Organizer и помещает его в буфер промежуточного хранения Clipboard системы Windows. Copy (Скопировать) Команда Edit Ю Copy используется для вставки активного объекта или текста в буфер промежуточного хранения Clipboard. Paste (Поместить) Выбранная команда Edit Ю Paste помещает копию объекта из буфера промежуточного хранения Clipboard в Lotus Organizer. Clear (Очистить) Команда Edit Ю Clear используется для удаления выбранного объекта из Lotus Organizer. Copy Special (Специальная копия) Команда Edit Ю Copy Special используется для специального копирования информационных полей из любого раздела организатора. Скопированную информацию затем можно вставлять в другие приложения Windows. Для того, чтобы выбрать информацию для копирования из адресной книги Address (Адреса), просто выберите соответствующую запись. Для того, чтобы скопировать Событие (Аppointment), Задачу (Task), Результат (Event), Страницу (Page), Звонок (Call) или Ежегодник (Anniversary), просто выберите объект из соответствующего раздела организатора и дайте команду Edit Ю Copy Special. Чтобы скопировать информацию из Записной книжки (Notepad) перейдите в записную книжку, выберите текстовые данные, которые необходимо скопировать и дайте команду Edit Ю Copy Special. В диалоговом окне Copy Special в поле Fields отображена информация, которую вы выбрали для копирования. Для переключения между организатором и приложением Windows вы можете воспользоваться комбинацией клавиш Alt+Tab. Paste Special (Специальная вставка) Команда Edit Ю Paste Special открывает доступ к диалоговому окну Paste Special, которое используется для внедрения объекта OLE из буфера обмена в Lotus Organizer. Команда Edit Ю Paste Special доступна лишь в том случае, если объект OLE уже находится в буфере промежуточного хранения Clipboard. OLE (Object Linking Embedding) -- совместное использование и управление данными прикладных программ Windows. Lotus поддерживает механизм OLE и позволяет с помощью функции внедрения включать в разделы Lotus Organizer объекты OLE. Опции диалогового окна Paste Special: Paste Поместить информацию из исходного приложения в организатор. Из списка типов данных As: выбирается формат внедряемого в среду Lotus Organizer объекта OLЕ. Содержание списка полностью согласуется с прикладной программой, создавшей внедряемый объект и зависит от установленных приложений, поддерживающих механизм OLE. Paste link to source Связать помещенный объект с исходным приложением. Если нажать кнопку OK, то объект OLE перейдет из буфера обмена в выбранный раздел организатора. Двойной щелчок мышью на внедренном объекте дает возможность открыть приложение источника и редактировать объект так, как будто он находится в Lotus Organizer. Опция Paste link to source размещает объект OLE в Lotus Organizer посредством связи с файлом источника (под "файлом источника" понимается документ c любой информацией, внедренный в Lotus Organizer). Нужно сказать, что связь между двумя документами позволяет внедрить информацию из исходного приложения в Lotus Organizer (в документ назначения). При этом, каждый раз, когда в файле источника происходят какие-либо изменения, они всегда передаются в документ назначения. Это означает, что модифицировать внедренный объект можно только в приложении источника. Lotus Organizer позволяет управлять связанным объектом (вы сами можете выбрать прикладную программу для внедряемого в Lotus Organizer объекта) через диалоговое окно Create Object (Доступ: Create Ю Object). Это означает, что Lotus Organizer рассматривает все связи как автоматические, так и задаваемые пользователем. Автоматические связи между внедренными объектами обновляются при открытии документа или при изменениях в исходном приложении, т.е. связь между внедренными объектами обновляется автоматически всякий раз, когда открывается файл Lotus Organizer или модифицируется файл исходного приложения в открытом документе назначения. Важно: Чтобы механизм OLE функционировал для большинства прикладных программ, в оболочке Windows в папке SYSTEM должны присутствовать следующие файлы: n COMPOBJ.DLL n OLE2.DLL n OLE2CONV.DLL n OLE2DISP.DLL n OLE2NLS.DLL n OLE2PROX.DLL n STORAGE.DLL n OLE2.REG n TYPELIB.DLL Organizer Links (Связи организатора) Команда Edit Ю Organizer Links открывает доступ к диалоговому окну Organizer Links, с помощью которого вы можете модифицировать связи организатора с другими файлами. Cвязь организатора с другим файлом или приложением осуществляется через диалоговое окно File Link (доступ: Create Ю File Link). Опции диалогового окна Organizer Links позволяют: User defined Отобразить связанный объект в том порядке, в каком он был создан. Ascending date Отобразить связанные объекты в хронологическом порядке. Link description Отобразить связанные объекты в алфавитном порядке. Descending date Отобразить связанные объекты в хронологическом порядке, причем на первый план выводятся так называемые первичные объекты. Через кнопку File Link диалогового окна Organizer Links вы можете обратиться к другому диалоговому окну File Link, с помощью которого вы можете изменить местоположение связанного файла, а также название связи. Go To (Перейти) Команда Edit Ю Go To используется для быстрого перемещения из одного раздела организатора в другой. Find (Поиск) Выбранная команда Edit Ю Find открывает доступ к встроенному в Lotus Organizer инструменту поиска, с помощью которого можно найти текстовые данные в любом разделе организатора. Например, можно найти в выбранном из списка разделов Section слова с учетом регистра (опция Case sensitive). Если активизировать в диалоге Find переключатель All section, то поиск будет производиться во всех разделах организатора. Поиск спецсимволов осуществляется так же, как поиск простого текста -- достаточно ввести в поле данных Find ключевые комбинации для специальных символов или ANSI (ASCII) коды символов. Layouts (Раскладка) Команда Edit Ю Layouts открывает доступ к диалоговому окну Layouts, с помощью которого вы можете изменить раскладку распечатываемой информации на странице. Опции диалогового окна Layouts: Portrait Портретная ориентация. Landscape Ландшафтная ориентация. Print first line only Печатать только первую строку каждой страницы. Print icons Печатать любые пиктограммы, имеющиеся на странице. Print month calendars Печатать ежемесячные календари. Address Печатать записи из адресной книжки Address (Адреса). OLE Links (Связи OLE) Команда Edit Ю OLE Links открывает доступ к диалоговому окну OLE Links, которое используется для модифицирования, отмены или замены компоновок между вставленным в Lotus Organizer объектом OLE и исходной прикладной программой. Команда Edit Ю OLE Links доступна лишь в том случае, если документ Lotus Organizer содержит хотя бы один объект, созданный в приложении, поддерживающем динамический обмен данными (DDE) или связывание и внедрение объектов (OLE). Связь между двумя документами позволяет внедрить информацию из исходного приложения в раздел организатора (в документ назначения). При этом, каждый раз, когда в файле источника происходят какие-либо изменения, они всегда передаются в документ назначения. Связанным объектом можно управлять вручную или автоматически. Связь между внедренными объектами обновляется автоматически всякий раз, когда открывается файл организатора или модифицируется файл исходного приложения в открытом документе назначения. Управление ручной связью между внедренными объе